Business e-mail

Here are some useful phrases for successful e-mail communication with your business partners.

Pozdrav:

• Dear Mr./Mrs./Ms. Smith
• Dear Sir or Madam

Úvodní věta:

•  We are writing (Píšeme...)
- to inform you that ... (...abychom vás informovali)
- to confirm ... (...abychom potvrdili)
- to request ...( ...abychom požadovali)
- to enquire about ... (...abychom zjistili informaci o...)

• I have seen your advertisement in ... and I would like to ... (Viděl/a jsem váš inzerát v...a rád/a bych...)

•  I am writing in reply to...(Reaguji na.../doslova „Píši v odpovědi na...“)

Odkaz na předchozí kontakt:

• Thank you for your e-mail of March 15. (Děkuji za e-mail z 15.března)
• Thank you for contacting us. (Děkujeme, že jste nás kontaktoval.)
• In reply to your request, ... (V reakci na váš požadavek...)
• Thank you for your letter regarding ...(Díky za váš dopis ohledně...)
• With reference to our telephone conversation yesterday... (S ohledem na náš včerejší telefonní hovor...)

Vyjádření požadavku:

• We would appreciate it if ...(Ocenili bychom, kdyby...)

• I would be grateful if you could ... (Byl/a bych vám vděčná/ý, kdyby...)
• Could you please send me ... (Můžete mi prosím poslat...)
• Could you possibly tell us... (Mohl/a byste mi prosím sdělit...)
• It would be helpful if you could send us ... (Pomohlo by nám, kdybyste poslali...)
• I am interested in... (Měl/a bych zájem o...)
• I would appreciate your attention to this matter. (Ocenil/a bych, kdybyste této záležitosti věnovali pozornost)
• Please let me know ... (Prosím, dejte mi vědět...)

Sdělení dobré zprávy:

• We are pleased to announce that ... (S radostí vám oznamujeme...)
• I am delighted to inform you that ... (S potěšením vás informuji...)

Sdělení špatné zprávy:

• We regret to inform you that ... (S lítostí vám oznamujeme...)
• I'm afraid it will not be possible to ...(Obávám se, že nebude možné...)
• Unfortunately we cannot / we are unable to ... (Bohužel nemůžeme/Nejsme schopni...)
• After careful consideration we have decided (not) to ... (Po pečlivém uvážení jsme se rozhodli...)

Stížnost:

• I am writing to complain about ... (Píši, abych si stěžoval/a ohledně)

Omluva:

• We are sorry for the delay... (Omlouváme se za zpoždění...)
• We are sorry for any inconvenience caused (by) ... (Omlouváme se za nepříjemnosti způsobené ...)
• I would like to apologize for the (delay, inconvenience)... Chtěl/a bych se omluvit za (zpoždění, nepříjemnosti)

Přílohy:

• I am enclosing ... (Přikládám...)
• Please find enclosed ... (něco jako „V příloze naleznete...“)
• You will find enclosed ... (něco jako „V příloze naleznete...“)

Závěrečná věta:

• If you need any help, please do not hesitate to contact me. (Jestliže budete něco potřebovat, neváhejte mne kontaktovat.)
• If you require more information ...(Jestliže požadujete více informací...)
• For further details ... (Pro další podrobnosti...)
• Thank you for taking this into consideration. (Děkujeme, že to zvážíte)
• Thank you for your help. (Díky za pomoc.)
• We hope you are happy with this arrangement. (Doufáme, že vám to vyhovuje.)
• I look forward to hearing from you. (Těším se na vaši odpověď)
• I look forward to meeting you on the (date). (Těším se na naše setkání ...)
• An early reply would be appreciated. (Oceníme vaši brzkou odpověď)
• Best Regards (S pozdravem)